Территориально-распределенная система документооборота на базе ППП «Канцлер» в Государственном производственном объединении «Белэнерго»

Заказчик

Государственное производственное объединение (ГПО) «Белэнерго» осуществляет управление хозяйственной деятельностью электроэнергетического комплекса Республики Беларусь.

Основные направления деятельности:

  • Управление Белорусской энергетической системой
  • Производство, передача и распределение электрической и тепловой энергии
  • Поддержание в надлежащем состоянии электростанций и электрических и тепловых сетей
  • Оперативно-диспетчерское управление технологическим процессом производства и поставок электроэнергии
  • Технический надзор за состоянием электростанций и сетевых объектов Белорусской энергосистемы
  • Организация работ, обеспечивающих сбалансированное развитие энергосистемы.

Цели и задачи проекта

Весомым критерием выбора белорусского центра разработок IBA Group в качестве исполнителя проекта, помимо того, что IBA является разработчиком целого поколения СЭД, стал успешный многолетний опыт специалистов компании в разработке и внедрении систем электронного документооборота на предприятиях и в организациях Беларуси.

Проект реализовывался с целью создания и внедрения территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота (СЭД) на базе ППП «Канцлер» в головном офисе и 7 самостоятельных республиканских унитарных предприятиях (РУП):

  • «Брестэнерго»
  • «Витебскэнерго»
  • «Гомельэнерго»
  • «Гродноэнерго»
  • «Минскэнерго»
  • «Могилевэнерго»
  • «Объединенное диспетчерское управление энергосистемами Республики Беларусь».

По результатам реализации проекта планировалось:

  • Улучшить информационное взаимодействие территориально удаленных РУПов ГПО «Белэнерго»
  • Повысить эффективность использования разрозненных информационных ресурсов
  • Повысить оперативность принятия управленческих решений.

Применение СЭД «Канцлер» должно было обеспечить выполнение следующих задач:

  • Автоматизация процессов ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид, а также — автоматизация обмена документами между территориально удаленными РУПами
  • Повышение эффективности управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами структур ГПО «Белэнерго»
  • Обеспечение оперативного и гарантированного поступления документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий
  • Формирование баз данных документов, сохранность всех документов, исключение случайных потерь, оперативный поиск и просмотр любого документа
  • Экономия ресурсов за счет:
    • сокращения издержек на управление потоками документов и организацию их исполнения;
    • наличия оперативного электронного банка документов
  • Сокращение документооборота за счет управления процессами, кардинального снижения бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.)
  • Автоматизация архивного хранения (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов)
  • Предоставление возможности групповой подготовки и обработки документа с применением технологии «workflow»
  • Создание специализированных банков документов (научно-техническая, экономическая, статистическая информация) корпоративного уровня с развитыми средствами доступа, обновления, поиска
  • Автоматизация ведения электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл работы с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами «Белэнерго».

Краткое описание проекта

В период 2005-2006 гг. в рамках соответствующих договоров специалисты IBA Minsk, белорусского центра разработок IBA Group, провели работы по анализу информационной системы «Белэнерго», а также по проектированию и разработке автоматизированной системы делопроизводства и контроля исполнения (далее «АСД Белэнерго»). Данный проект предусматривал реализацию территориально-распределенной корпоративной СЭД в «Белэнерго» и семи его региональных управлениях. При разработке была учтена специфика ведения делопроизводства на предприятиях энергетической промышленности.

В течение 2007 года разработанная автоматизированная система документооборота успешно прошла предварительное тестирование и была передана в постоянную эксплуатацию в «Белэнерго» и его региональные управления (1-й и 2-й уровень распределенной схемы документооборота). Внедрение системы в указанных организациях проводилось специалистами IBA.

В 2008 году, после тестирования системы Заказчиком и обработки полученных от пользователей предложений по ее усовершенствованию, «АСД Белэнерго» была передана в постоянную эксплуатацию.

В 2012-2013 гг. проведены работы по модернизации «АСД Белэнерго» до 6-ой версии ППП «Канцлер» с учетом перечня доработок СЭД, выполненных для Заказчика ранее.

Результаты проекта

Комплект СЭД «Канцлер» для ГПО «Белэнерго» состоит из следующих модулей: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Гербовые бланки», «ЭЦП».

«АСД Белэнерго» обеспечивает ведение смешанного (электронного и бумажного) документооборота. Для ведения бумажного документооборота предоставляются средства контроля движения бумажных документов и средства печати документов, необходимые для ведения бумажного документооборота. Также обеспечивается совместимость с базами данных предыдущих версий данной системы.

Внедренная система обеспечивает выполнение следующих основных функций:

  • Перенос входящих документов на машинный носитель
  • Регистрацию документов и направление на рассмотрение
  • Рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль
  • Исполнение и составление отчетов о выполнении
  • Контроль состояния документов при их движении по подразделениям
  • Контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины
  • Подготовку исходящих и внутренних документов, назначение согласующих и направление на согласование
  • Согласование документов и направление на подпись или их отклонение
  • Подписание документов
  • Регистрацию исходящих и внутренних документов
  • Печать документов для отправки традиционным способом по почте
  • Формирование дел и направление документов в дела
  • Формирование описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акта о выделении к уничтожению документов (на основании номенклатуры дел)
  • Сортировку и полнотекстовый поиск документов
  • Передачу документов в электронный архив
  • Централизованное хранение базы данных всех документов и одновременный доступ к документам всем пользователям с возможностью отслеживания движения документов организации в реальном масштабе времени. Систематизация документов в базе данных производится по различным реквизитам документов
  • Организацию электронного документооборота между территориально удаленными подразделениями «Белэнерго» на основе унифицированного подхода к автоматизации работы с документами
  • Адаптацию (конфигурирование и настройку) работы приложения к специфичным требованиям по ведению делопроизводства в различных подразделениях организации.

ГПО «Белэнерго» закуплено более 5000 конкурентных лицензий ППП «Канцлер» для «АСД Белэнерго». В настоящее время ведется подключение региональных подразделений к «АСД Белэнерго» собственными силами ГПО «Белэнерго».