Территориально-распределенная система электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в Государственном объединении «Белорусская железная дорога»

Заказчик

Белорусская железная дорога (БЖД) является государственным объединением, подчиненным Министерству транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, в состав которого входит ряд организаций и представительств.

БЖД имеет необходимые проектные мощности (институт «Белжелдорпроект»), осуществляющие проектирование на БЖД объектов производственного и социального назначения.

Материально-техническое обеспечение на БЖД производится через УП «Белжелдорснаб» и отделы материально-технического обеспечения отделений.

Транспортно-экспедиторскую и логистическую деятельность на БЖД осуществляет Белинтертранс — транспортно-логистический центр (Государственное предприятие «БТЛЦ»).

Всю коммерческую работу на БЖД осуществляет Республиканское унитарное предприятие «Главный расчетный информационный центр Белорусской железной дороги», через которое производятся платежи за выполненные перевозки грузов.

На БЖД имеется вычислительный центр в Бресте, который решает большой комплекс задач. В их числе — автоматизация оперативного управления внутренними и экспортно-импортными перевозками, коммерческой и грузовой работой на станциях, сбор и обработка статистических данных о работе БЖД: выдача данных о формировании, дислокации вагонов и локомотивов и др. Большое развитие на БЖД получили комплексные автоматизированные системы управления, которые охватывают планирование поездной и грузовой работы, технологические процессы, экономику, контроль исполнения документов и другое.

Цели и задачи проекта

В результате проведенного БЖД тендера исполнителем по проекту «Создание и внедрение территориально-распределенной системы электронного документооборота в Государственном объединении «Белорусская ожелезная дорога»» была утверждена компания СП ЗАО «Международный деловой альянс» (IBA).

Проект реализован в целях создания и внедрения территориально-распределенной корпоративной системы электронного документооборота на базе ППП «Канцлер» в Управлении БЖД, «Главном расчетном информационном центре БЖД» и 6-ти отделениях БЖД: Барановичском, Брестском, Витебском, Гомельском, Минском, Могилевском.

Территориально-распределенная корпоративная СЭД БЖД предназначена для:

  • Улучшения информационного взаимодействия территориально удаленных отделений БЖД
  • Повышения эффективности использования их разрозненных информационных ресурсов
  • Повышения оперативности принятия управленческих решений.

Применение ППП «Канцлер» обеспечило выполнение следующих задач:

  • Автоматизация процессов ведения делопроизводства, перевода документов в электронный вид, а также — автоматизация обмена документами между территориально удаленными отделениями
  • Повышение эффективности управления за счет автоматизации контроля исполнения, оперативности и прозрачности работы с документами структур БЖД
  • Обеспечение оперативного и гарантированного поступления документов исполнителю, снижение времени исполнения и периодов подготовки выполнения заданий
  • Формирование баз данных документов, сохранность всех документов, исключение случайных потерь, оперативный поиск и просмотр любого документа
  • Экономия ресурсов за счет:
    •  сокращения издержек на управление потоками документов и организацию их исполнения;
    •  наличия оперативного электронного банка документов
  • Сокращение документооборота за счет оптимизации управления процессами, кардинального снижения бумажного документооборота и связанных с его поддержанием прямых расходов (бумага, копирование, почтовые расходы и пр.)
  • Автоматизация архивного хранения (обеспечение оперативного поиска и выполнения правил хранения, использования и уничтожения архивных документов)
  • Предоставление возможности групповой подготовки и обработки документа с применением технологии «workflow»
  • Создание специализированных банков документов (научно-техническая, экономическая, статистическая информация) корпоративного уровня с развитыми средствами доступа, обновления, поиска
  • Автоматизация ведения электронного документооборота, обеспечивающего полный цикл работы с обращениями граждан в соответствии с существующими нормативными документами БЖД.

Краткое описание проекта

Существующая технология работы с документами ориентирована на три уровня иерархии: руководство, служба делопроизводства и контроля исполнения (далее – НДК), исполнители.

Руководство принимает решения о дальнейшем движении документов, подписывает их или визирует, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки исполнения, задает стратегию исполнения в форме резолюции.

НДК осуществляет прием и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, ввод сведений и заданий в систему контроля исполнения, продвижение документов по организации, рассылку их вовне, контроль за исполнением поручений, выдачу различных справок по состоянию исполнения документов, анализ по состоянию исполнения документов и документообороту, передачу документов в архив. НДК непосредственно отвечает за ведение и методологию документационного обеспечения управления.

Ответственные исполнители (руководители структурных подразделений) организуют работу непосредственных исполнителей, которые занимаются отработкой документов: готовят исходящие материалы, взаимодействуя, при необходимости, с другими исполнителями, подписывают документы у руководства и передают их в НДК для дальнейшего продвижения; получают уведомления о приближении или истечении срока исполнения; сообщают в НДК о состоянии исполнения документа.

Технология работы с документами определена единой инструкцией, действующей для всех субъектов БЖД. Применяется система кодирования субъектов и номенклатуры дел. Организационная структура Объединения является трехуровневой (Управление БЖД – организации и учреждения дорожного подчинения – их обособленные структурные подразделения).

Начало проекта — 2007 год.
Окончание проекта — 2010 год.

Результаты проекта

В Управлении БЖД, во всех отделениях БЖД и в «Главном расчетном информационном центре» внедрена территориально-распределенная корпоративная система электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи.

Комплект СЭД «Канцлер» для БЖД состоит из следующих приложений: «Делопроизводство», «Архивное дело», «Обращения граждан», «Потоковое сканирование», «Гербовые бланки», «ЭЦП».

Внедренная автоматизированная система документооборота позволила:

  • Связать воедино и синхронизировать документооборот в организациях БЖД, тем самым повысить эффективность использования информационных ресурсов
  • Значительно сократить время создания, согласования и подписания документов
  • Исключить необходимость излишнего тиражирования документов на бумажных носителях
  • Улучшить исполнительскую дисциплину благодаря автоматизации контроля исполнения документов
  • Повысить оперативность принятия управленческих решений.

Масштаб внедрения – более 2000 конкурентных лицензий ППП «Канцлер».