Система электронного архива на платформе IBM Content Foundation (IBM FileNet)

Система электронного архива на  IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet) — программное решение белорусских центров разработок IBA Group, предназначенное для создания электронных архивов крупных организаций и позволяющее поддерживать функции электронного хранилища документов, а также архива на бумажных носителях.

Система обеспечивает:

  • Систематизированный учет и хранение документов, которые вышли из оперативного делопроизводства и подлежат хранению в архиве организации
  • Оперативный поиск хранящихся в архиве документов
  • Регламентированный доступ к документам архива
  • Эффективные технологии работы с содержанием документов
  • Два режима ввода данных: ручной − добавление информации непосредственно пользователем, автоматический − выгрузка информации из внешних систем.


Функциональные возможности

Система позволяет:

  • Формировать и вести дела, номенклатуры дел и описи дел
  • Систематизировать дела и документы в архиве, топографировать хранилища
  • Осуществлять поиск информации, дел и документов, хранящихся в архиве
  • Выдавать дела во временное пользование, контролировать движение и выдачу дел, вести учет использования документов
  • Формировать и вести фонды в архиве организации
  • Вести справочники, каталоги и другие учетные документы архива
  • Контролировать сроки хранения
  • Контролировать выделения дел к уничтожению с формированием и ведением соответствующих актов.

Для организации единого архивного пространства предприятия в системе электронного архива на IBM FileNet предусмотрена возможность интеграции с уже существующими информационными системами, что позволит в минимальные сроки перевести документы из оперативного делопроизводства в архив.


Преимущества системы

Система позволяет:

  • Оптимизировать и снизить трудозатраты работников архива за счет минимизации ручных операций, исключения дублирования однотипных операций при работе с архивными документами
  • Повысить оперативность и управляемость документационных процессов в архиве организации
  • Сократить затраты на процессы в архиве организации, в том числе за счет исключения дублирования ввода информации и повышения ее достоверности и актуальности, улучшения возможностей по оперативному поиску документов
  • Обеспечить безопасность, конфиденциальность и целостность информационных ресурсов организации
  • Реализовать управление доступом к документам с использованием ролевой структуры организации (фиксированных ролей сотрудников).

 

Контактная информация:

Сall-центр: +375 17 217 39 12

Email: it@iba.by