Система электронного документооборота на платформе IBM Content Foundation (IBM FileNet)

Назначение

Система электронного документооборота (СЭД) на платформе IBM Content Foundation (ранее – FileNet) предназначена для автоматизации бизнес-процессов организационно-распорядительного документооборота на предприятиях и в организациях.

Система создана для:

  • Повышения информационной открытости и прозрачности функционирования бизнес-процессов компании
  • Повышения оперативности и управляемости документационных процессов
  • Сокращения затрат на делопроизводственные процессы, в том числе за счет:
    • сокращения бумажной доли документооборота;
    • исключения дублирования ввода информации и повышения ее достоверности и актуальности;
    • повышения оперативности поиска документов
  • Оптимизации работы сотрудников за счет минимизации ручных операций и исключения дублирования однотипных операций
  • Повышения контроля исполнения документов и поручений.

Описание системы

Система электронного документооборота на платформе IBM FileNet является продолжением решений IBA Group по созданию систем документационного обеспечения управления на предприятиях и в организациях, в частности, автоматизации организационно-распорядительного документооборота.

В рамках СЭД на платформе IBM FileNet автоматизировано выполнение следующих операций:

  • «Поручения»
  • «Входящая корреспонденция»
  • «Исходящая корреспонденция»
  • «Нормативные документы»
  • «Распорядительные документы»
  • «Прочие документы»
  • «Информационно-справочные документы».

Базовые механизмы системы поддерживают:

  • Согласование / Утверждение
  • Замещение (исполнение обязанностей)
  • Мультиязычность
  • Создание документов из шаблонов
  • Версионность бизнес-процессов
  • Ведение справочников

Основные возможности СЭД

  • Выполнение делопроизводственных операций: создание, редактирование, согласование, утверждение, регистрация, просмотр, хранение, актуализация и аннулирование документов и поручений
  • Осуществление простого и расширенного поиска документов и поручений на любом этапе их жизненного цикла, фильтрование и сортировка объектов по любому полю
  • Создание поручений как на основе уже существующих документов из регистрационных карточек (РК), так и без привязки к ним, контроль процессов и своевременное исполнение поручений, рассылка уведомлений по электронной почте
  • Возможность использования шаблонов при создании документов и при необходимости поддерживать их версионность
  • Создание и ведение обновляемого и сортируемого по различным параметрам справочника организации
  • Публикация документов на внутрикорпоративных сайтах и порталах путем размещения ссылок на документы из хранилища с учетом прав пользователей
  • Формирование и вывод аналитической отчетности о работе системы, состоянии работы с документами (по различным параметрам построения отчета) в одном из форматов — Microsoft Word и Excel 2007 и выше, html
  • Создание ролевых структур, назначение заместителей для выполнения роли в бизнес-процессе
  • Ведение календарей отсутствия сотрудников с автоматическим делегированием задач в соответствии с ролевой структурой
  • Работа с пользовательскими сценариями, настройка маршрутизации документа, привязка документов и системы документооборота к действующей структуре компании (дополнительная опция)
  • Ведение журнала системных событий и журнала действий пользователей
  • Визуализация прохождения бизнес-процессов по заданному маршруту. В системе поддерживается версионность маршрутных схем
  • Обеспечение надежного хранения, разграничения прав и оперативности доступа к корпоративной информации, защиты данных от несанкционированного доступа.
  • Функционал системы может быть расширен и адаптирован в соответствии с требованиями, которые предъявляются к работе с документами на конкретном предприятии/организации.

В системе предусмотрена возможность удаленной off-line /on-line работы с документами СЭД на мобильных планшетных устройствах под управлением iOS или Android. 


Преимущества

  • Высокая производительность и масштабируемость решений, возможность одновременной работы нескольких тысяч пользователей
  • Удобный и интуитивно понятный интерфейс
  • Возможность работы с файлами различных форматов:.jpg, .caf, .pdf, .html, .zip, .doc, .docx, .xls, .xlsx и других
  • Организация хранения документов различных форматов в централизованном иерархическом хранилище данных
  • Поддержка мультиязычности
  • Возможность off-line / on-line режимов работы с документами на мобильных планшетных устройствах с правом согласования, утверждения, внесения пометок и голосовых, текстовых, визуальных комментариев к документам
  • Протоколирование, аудит и мониторинг действий пользователей в рамках СЭД, что позволяет вести журнал системных событий и журнал аудита действий пользователей с функцией детализации
  • Возможность интеграции с внешними информационными системами.

 

Контактная информация:

Сall-центр: +375 17 217 39 12

Email: it@iba.by