Автоматизация работы с финансовыми документами на платформе EasyRPA

Ситуация

От платежных систем VISA и Mastercard ежедневно приходят данные о транзакциях в виде текстовых файлов. Финансовую информацию из этих файлов нужно обработать и внести в сводный Excel-документ, в котором сверяются контрольные суммы. Далее эта таблица загружается в приложение, которое конвертирует данные в формат, подходящий для импорта во внутреннюю банковскую информационную систему (SoftClub).

Бизнес-задача

Автоматизировать процесс ввода данных в сводную таблицу и информационную систему банка с помощью RPA-бота.

Решение

Задачу можно было решить несколькими способами, например, написать java-приложение. Для пилотного проекта выбрали автоматизацию на платформе EasyRPA, поскольку в ней есть готовый инструментарий для описания логики процессов. К тому же, в будущем можно будет расширить применение робота, доверив ему не только построение сводного отчета, но и другие задачи.

Во время выполнения проекта специалисты IBA Group столкнулись с несколькими сложностями:

1. Трудно правильно внести информацию из финансовых документов, потому что необходимые данные расположены в разных частях файлов и составляют всего 1–2% от всей содержащейся в них информации. До внедрения робота сотрудникам банка удобнее всего было распечатывать эти текстовые документы (около 50 листов), размечать их маркером и вручную вносить необходимые данные в Excel.
2. Каждый день логика анализа документов меняется, в ней много частных случаев. Если на странице есть определенные элементы, то применяется один алгоритм работы, если их нет — другой. Для каждого вида блока данных может быть несколько способов извлечения информации в зависимости от содержания этого блока.
3. Исходные данные предоставлены в виде текстовых файлов с неструктурированной информацией. Нужно было написать парсер, который работал бы с различными форматами этих файлов (от 5 до 10 форматов).

С сотрудниками банка договорились об объеме логики для автоматизации, задокументировали ее, реализовали и продемонстрировали корректную работу робота.

Результат

Банк положительно оценил результат пилотного проекта. Помимо экономии рабочего времени сотрудника (около 1 часа ежедневно) робот позволяет экономить на бумаге и обслуживании принтеров. Сводная таблица — это инструмент отчетности, и с помощью робота ее можно быстро сгенерировать заново, если появились изменения. Раньше все изменения долго вносили вручную.

Также для будущего проекта банку предложили помощь в формализации бизнес-логики.