Система электронного документооборота в ОАО «Газпром трансгаз Беларусь» на базе программного обеспечения SAP SE в части управления документацией ТОРО

Заказчик

Открытое акционерное общество «Газпром трансгаз Беларусь» является 100%-ным дочерним предприятием ОАО «Газпром», РФ. Компания обеспечивает бесперебойное газоснабжение потребителей Республики Беларусь и является надежным партнером в международной системе транспортировки газа. По магистральным трубопроводам, проходящим по территории Беларуси, осуществляются транзитные поставки российского природного газа в Калининградскую область России, Литву, Украину, Польшу.

Газотранспортная система Республики Беларусь, эксплуатируемая ОАО «Газпром трансгаз Беларусь», включает в себя более 7,9 тыс. км газопроводов, 13 компрессорных станций (КС), 3 подземных хранилища газа (ПХГ), 227 газораспределительных станций (ГРС), 27 автомобильных газонаполнительных компрессорных станций (АГНКС), 7 газоизмерительных станций (ГИС). ОАО «Газпром трансгаз Беларусь» эксплуатирует принадлежащий ПАО «Газпром» белорусский участок магистрального газопровода «Ямал — Европа» протяженностью 575 км линейной части и 5 компрессорных станций.

ОАО «Газпром трансгаз Беларусь» обеспечивает бесперебойное газоснабжение потребителей Республики Беларусь и является надежным партнером в международной системе транспортировки газа.

Цель проекта

Создание системы электронного документооборота с использование современного программного обеспечения SAP SE и OpenText в части управления документацией технического обслуживания и ремонта оборудования (ТОРО) для централизованного хранения документации в электронном архиве, повышения прозрачности и контролируемости процессов работы ТОРО, а также удобного и мощного средства поиска, с сокращением времени доступа к информации.

Краткое описание проекта

Достижение целей проекта стало возможным благодаря:

  • Использованию инновационных технологий
  • Вовлеченности в проект высшего руководства с самого начала проекта
  • Совместной слаженной работе проектной команды заказчика и исполнителя
  • Постоянному взаимодействию с пользователями системы, быстрому анализу и устранению замечаний, возникающих в процессе внедрения
  • Внедрению эффективной процедуры управления изменениями.

Совместной проектной командой реализованы следующий функционал системы:

  • Управление документацией ТОРО в рабочих областях
  • Поиск документации ТОРО
  • Сканирование документации ТОРО
  • Ведение электронного архива документации ТОРО
  • Анализ информации и данных.

Технологии

  • OpenText Extended ECM for SAP Solutions 10.5
  • SAP

Методологии

ASAP ─ Accelerated SAP (методология внедрения SAP)

AGILE ─ Agile Software Development (гибкая методология разработки).

Сроки реализации проекта

Ноябрь 2015 года ─ июль 2016 года

Результаты проекта

Система была запущена в продуктивную эксплуатацию в установленные проектным планом сроки одновременно в 17-ти филиалах и в Администрации ОАО «Газпром трансгаз Беларусь». В настоящее время в системе работают более 200 основных и планируется увеличение до 800 пользователей.

Внедрение системы позволило:

  • Значительно сократить время поиска необходимой информации (в 5 раз), а также упростить процесс контроля за актуальностью информации (в 2,5 раза) за счет построения четкой иерархии документации и контроля размещения документации в строго определенных местах, исключения дублирования эксплуатационных документов (документ хранится отдельно, в необходимых местах его использования размещены ярлыки), а также за счет современного программного обеспечения, позволяющего анализировать содержание сканируемых документов и предоставлять Web-доступ к своим сервисам
  • Увеличить надежность и безопасность технологических объектов транспортировки и хранения газа (на 4%) за счет своевременной актуализации эксплуатационной документации оборудования, что позволяет постоянно поддерживать его в работоспособном состоянии
  • Повысить удовлетворенность результатом со стороны конечных пользователей, что способствовало их более быстрому обучению и заинтересованности в работе с системой.

Также была организована работа службы поддержки Service Desk с использованием SAP Solution Manager.

Развитие проекта

На основе проекта управления документацией в части технического обслуживания и ремонта оборудования в дальнейшем планируется реализация проектов по переводу на электронный документооборот остальных бизнес-процессов предприятия, что позволит сократить эксплуатационные расходы и упростить руководству процесс анализа деятельности предприятия для принятия оперативных и стратегических решений.