Система корпоративного электронного документооборота в Управлении делами Президента Республики Беларусь

Заказчик

Управление делами Президента Республики Беларусь — многоотраслевой орган государственного управления, включающий порядка 70 подчиненных хозяйствующих субъектов, размещенных на территории Республики Беларусь и за рубежом.

Цели и задачи проекта

Основная задача проекта – автоматизация бизнес-процессов документационного обеспечения управления и контроля, создание электронного документооборота в Управлении делами Президента Республики Беларусь и подчиненных организациях.

Описание проекта

В рамках программы «Электронная Беларусь» в течение 2006-2008 гг. компанией IBA Minsk, центром разработок IBA Group, выполнен комплекс работ по разработке, поставке и внедрению системы корпоративного электронного документооборота (СКЭД) Управления делами Президента Республики Беларусь на базе ППП «Канцлер» — собственного программного продукта IBA Group.

Для создания СКЭД Управления делами Президента Республики Беларусь использовались «Базовая система» с необходимыми компонентами и следующие приложения ППП «Канцлер»:

  • «Делопроизводство»
  • «Архивное дело»
  • «Управление персоналом»
  • «Обращения граждан»
  • «Гербовые бланки»
  • «Нормативные акты».

В 2013 году СКЭД Управления делами Президента Республики Беларусь модернизирована с целью обеспечения её взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота (СМДО) государственных органов с применением формата обмена данными, а также в связи с необходимостью расширения функциональных возможностей приложений, входящих в состав СКЭД.

Результаты проекта

1. Обеспечена автоматизация бизнес-процессов в Управлении делами Президента Республики Беларусь, в том числе:

  • Создание, согласование, регистрация документов в электронном виде
  • Создание резолюций и поручений в электронном виде
  • Контроль сроков исполнения резолюций и поручений
  • Формирование отчетов об исполнительской дисциплине
  • Формирование дел и передача исполненных документов на архивное хранение.

2. Организован электронный документооборот между Управлением делами Президента Республики Беларусь и подчиненными организациями:

  • Передача исходящего документа на исполнение в подчиненную организацию
  • Передача входящего документа и поручений (резолюций) на исполнение в подчиненную организацию
  • Передача отчета об исполнении документов (поручений) в вышестоящую организацию
  • Передача исходящих документов в вышестоящую организацию
  • Контроль исполнения поручений в подчиненных организациях
  • Использование электронной цифровой подписи для юридической силы электронных документов
  • Расширение набора реквизитных полей регистрационно-контрольной карточки (до 350 единиц) с целью описания делопроизводственных операций и документооборота Управления делами Президента Республики Беларусь и подчиненных организаций.

3. Предоставлена возможность обмена электронными документами между СКЭД и СМДО

4. Обеспечена автоматизация формирования и ведения архивного дела:

  • Согласование, утверждение, ведение номенклатуры дел
  • Оформление дел
  • Отслеживание перемещений дел, контроль возврата дел и документов
  • Формирование внутренней описи документов дела
  • Формирование годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

5. Выполнена автоматизация кадрового делопроизводства согласно Закону «О государственной службе в Республике Беларусь»:

  • Ведение штатного расписания организации
  • Хранение учетных карточек сотрудников, включая уволенных, расчет стажа работы государственного служащего
  • Создание трудовых договоров, заключенных с работниками контрактов, приказов о назначении и увольнении
  • Согласование графиков отпусков работников организации
  • Разработаны необходимые виды статистической отчетности по труду, предоставляемой государственными органами
  • Создана система напоминаний о приближении сроков присвоения очередных классов государственным служащим.

6. Выполнена автоматизация учета обращений граждан и юридических лиц в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об обращениях граждан»:

  • Регистрация обращения, отправка на рассмотрение
  • Создание и согласование проекта ответа
  • Контроль обращений граждан и юридических лиц
  • Установление связи между обращениями граждан и исходящими документами, созданными в ходе разрешения обращения.

7. Обеспечен учет использования гербовых бланков и бланков строгой отчетности

8. Осуществлена автоматизация работы с нормативно-правовыми актами Управления делами Президента Республики Беларусь:

  • Создание, согласование, регистрация нормативно-правовых актов в электронном виде
  • Создание резолюций и поручений в электронном виде
  • Контроль сроков исполнения резолюций и поручений нормативно-правовых актов.