Создание системы электронного документооборота на предприятии розничной торговли на базе IBM FileNet

Заказчик
Одно из ведущих российских предприятий розничной торговли
Цели и задачи проекта
Создание системы электронного документооборота на базе платформы IBM FileNet для автоматизации процессов организационно-распорядительно документооборота в целях:
- Обеспечения доступности информации и прозрачности бизнес-процессов
- Повышения эффективности управления процессами
- Сокращения затрат на рабочие процессы путем:
- устранения дублирования информации и повышения ее надежности и релевантности
- обеспечения быстрого и легкого поиска информации
- минимизации ручных операций
- снижения количества бумажных документов.
- Повышения уровня исполнительской дисциплины за счет улучшения контроля исполнения поставленных задач.
Описание проекта
В системе электронного документооборота автоматизированы следующие бизнес-процедуры:
- Организация совещаний: формирование повесток дня и протоколов заседаний
- Постановка задач
- Организация делопроизводства: регистрация и обработка входящих документов, в том числе по электронной почте, обычной почтой, курьерской почтой, и факсов; исходящих документов; другой документации
- Учет и исполнение нормативных документов
- Организация многоуровневого доступа к документам
- Регистрация и обработка других данных.
Реализованы следующие механизмы работы в системе:
- Создание/редактирование/отклонение / утверждение /опубликование/хранение документов
- Назначение ответственного /делегирование полномочий (присвоение временного ответственного лица)
- Поддержка нескольких языков
- Создание документов на основе шаблонов
- Поддержка различных версий бизнес-процессов
- Назначение и делегирование ролей в бизнес-процессах
- Организация маршрутизации документов и бизнес-процессов
- Ведение журнала системных событий
- Поиск информации
- Ведение отчетности, в том числе создание аналитических отчетов, с возможностью экспортирования их в Microsoft Word или Excel.
Помимо этого, в системе предусмотрена возможность удаленной работы с документами с использованием iPad. Синхронизация документов и задач в системе происходит при наличии интернет-подключения, для безопасности информационного соединения используются собственные инструменты шифрования и протокол HTTPS, аутентификация пользователя осуществляется через доменное имя и пароль.
Результаты проекта
20 000 пользователей
10 000 новых документов в день
15 000 изменений документов в день
Интеграция с SAP HR
Off-line клиент для iPad
Основные преимущества системы:
- Высокая производительность и масштабируемость системы, а также возможность одновременной работы тысяч пользователей
- Удобный и интуитивно понятный интерфейс
- Сокращение времени поиска документа
- Повышение операционной эффективности, снижение издержек
- Исключение необходимости изготовления копий документов
- Увеличение производительности сотрудников
- Исключение рисков утери важной бизнес-информации
- Максимальная сохранность и безопасность данных
- Снижение объема бумажных документов
- Работа с различными форматами файлов
- Централизованное хранение данных
- Поддержка нескольких языков
- Off-line-работа с документами с использованием мобильных устройств, в том числе с возможностью отклонения/утверждения и добавления комментариев в автономном режиме
- Аудит и мониторинг выполнения процессов с помощью журнала системных событий и журнала действий пользователя.
Помимо этого, функциональность системы может быть расширена и адаптирована для удовлетворения потребностей отдельных организаций.
IBA IT ParkУл. Программистов, 3 Минск, 220141 Республика Беларусь Тел.: +375 17 269 77 77Факс: +375 17 269 78 64 Call-центр: +375 17 217 39 12 it.park@park.iba.by | IBA Gomel IBA Gomel Park Ул. К. Федюнинского, 19/18 Ул. К. Федюнинского, 13 Гомель, 246007, РБ Тел 1.: +375 232 68 24 42 Тел 2.: +375 232 68 26 64 iba-gomel@iba.by park@gomel.iba.by |
IBA - Information Business Architectures Ул. К. Либкнехта, 70 Минск, 220036 Республика Беларусь Тел.: +375 17 208 39 99Факс: +375 17 207 65 65 Call-центр: +375 17 217 39 12 net@iba.by | IBA MinskТехнический центр IBAЦентр информационных сервисов Ул. М. Богдановича, 155Минск, 220040, РБ Тел.: 375 17 217 33 33info@iba.byТел. ТЦ: +375 17 217 33 85 techcenter@iba.by Тел. ЦИС: +375 17 217 39 12 info@iba.by |