Создание системы электронного документооборота на предприятии розничной торговли на базе IBM FileNet

Заказчик

Одно из ведущих российских предприятий розничной торговли

Цели и задачи проекта

Создание системы электронного документооборота на базе платформы IBM FileNet для автоматизации процессов организационно-распорядительно документооборота в целях:

  • Обеспечения доступности информации и прозрачности бизнес-процессов
  • Повышения эффективности управления процессами
  • Сокращения затрат на рабочие процессы путем:
    • устранения дублирования информации и повышения ее надежности и релевантности
    • обеспечения быстрого и легкого поиска информации
    • минимизации ручных операций
    • снижения количества бумажных документов.
  • Повышения уровня исполнительской дисциплины за счет улучшения контроля исполнения поставленных задач.

Описание проекта

В системе электронного документооборота автоматизированы следующие бизнес-процедуры:

  • Организация совещаний: формирование повесток дня и протоколов заседаний
  • Постановка задач
  • Организация делопроизводства: регистрация и обработка входящих документов, в том числе по электронной почте, обычной почтой, курьерской почтой, и факсов; исходящих документов; другой документации
  • Учет и исполнение нормативных документов
  • Организация многоуровневого доступа к документам
  • Регистрация и обработка других данных.

Реализованы следующие механизмы работы в системе:

  • Создание/редактирование/отклонение / утверждение /опубликование/хранение документов
  • Назначение ответственного /делегирование полномочий (присвоение временного ответственного лица)
  • Поддержка нескольких языков
  • Создание документов на основе шаблонов
  • Поддержка различных версий бизнес-процессов
  • Назначение и делегирование ролей в бизнес-процессах
  • Организация маршрутизации документов и бизнес-процессов
  • Ведение журнала системных событий
  • Поиск информации
  • Ведение отчетности, в том числе создание аналитических отчетов, с возможностью экспортирования их в Microsoft Word или Excel.

Помимо этого, в системе предусмотрена возможность удаленной работы с документами с использованием iPad. Синхронизация документов и задач в системе происходит при наличии интернет-подключения, для безопасности информационного соединения используются собственные инструменты шифрования и протокол HTTPS, аутентификация пользователя осуществляется через доменное имя и пароль.

Результаты проекта

20 000 пользователей

10 000 новых документов в день

15 000 изменений документов в день

Интеграция с SAP HR

Off-line клиент для iPad

Основные преимущества системы:

  • Высокая производительность и масштабируемость системы, а также возможность одновременной работы тысяч пользователей
  • Удобный и интуитивно понятный интерфейс
  • Сокращение времени поиска документа
  • Повышение операционной эффективности, снижение издержек
  • Исключение необходимости изготовления копий документов
  • Увеличение производительности сотрудников
  • Исключение рисков утери важной бизнес-информации
  • Максимальная сохранность и безопасность данных
  • Снижение объема бумажных документов
  • Работа с различными форматами файлов
  • Централизованное хранение данных
  • Поддержка нескольких языков
  • Off-line-работа с документами с использованием мобильных устройств, в том числе с возможностью отклонения/утверждения и добавления комментариев в автономном режиме
  • Аудит и мониторинг выполнения процессов с помощью журнала системных событий и журнала действий пользователя.

Помимо этого, функциональность системы может быть расширена и адаптирована для удовлетворения потребностей отдельных организаций.